公务员人事档案管理过程中的知情权保障探讨

柯元锦

摘要：对于任何公民而言，知情权是其最基本的权力，是实现其他权力的重要基础。公务人员是公民的重要构成部分，他们不仅是社会管理者，也是政策执行者。在公务员人事选拔、干部聘用的过程中，公务员人事档案是客观评价公务员的重要依据，公务员本身应该享有人事档案知情权。但受多种因素影响，现阶段公务员人事档案知情权却并未得到充分保障。基于此，本文对公务员人事档案管理过程中的知情权保障问题进行了探讨，并提出了相关建议，以供参考。

关键词：公务员；人事档案；知情权

一、公务员人事档案知情权现状概述

从现状来看，我国公务员人事档案管理制度已经较为成熟，并形成了一个相对健全的体系，但在公务员人事档案知情权方面却存在一定缺失。相关法律着重强调了公务员人事档案的高度保密性及利用的特定性，但在知情权方面却缺乏可行的操作细则。之所以会出现公务员人事档案知情权保障

缺失，与很多因素相关[1]

。一方面，部分档案管理部门领导对档案工作认知程度不够，仅将档案管理视为单纯性的保管工作，对档案管理并不重视，使得相关制度无法落实到位，导致档案管理紊乱。另一方面，档案涉及内容较多，包括个人隐私、不同群体利益、知识专利等，由于要保护这些知识成果、个人隐私，维护社会稳定，因此，人事档案当中的部分内容并不对外开放，一定程度上限制了知情权。

二、公务员人事档案知情权缺失所引发的问题分析公务员人事档案知情权的缺失，必然会引发一些问题，

主要表现为以下几个方面[2]

：（1）公务员的合法权益无法得到充分保障。对于公务员而言，相关人事档案是考察、评价公务员的重要依据，与公务员的个人利益存在密切关联。由于人事档案知情权的缺失，导致当事人无法清晰掌握自身档案的实际管理情况，若出现人事档案延迟转移，而当事人无法及时确认，会对当事人的合法权益带来较大影响。（2）会对档案的完整性及真实性产生影响。真实性与完整性是公务员人事档案知情权的基础。如果无法完全提取人事档案信息，公务员本身也就无法全面、清晰地掌握人事档案的实际情况，其知情权必然会受到影响。人事档案涉及内容较多，涉及范围较广，并且不同公务员的档案材料产生的时间存在差异性。因此，在公务员人事档案资料整理过程中，容易出现信息错漏的情况。一旦当事人缺乏知情权，便无法及时发现并纠正错漏信息。同时，公务员自身也失去了自我管理档案的能力，无法及时更新档案信息，这必然会影响到档案的真实性与完整性。（3）会影响人事档案的利用率。人事档案知情权的缺失，也就意味着档案相对人无法充分利用档案信息内容，会降低人事档案的利用率，并造成人事档案利用需求单调化，制约人事档案的发展。

三、加强公务员人事档案知情权保障的相关建议（一）加强配套制度建设

从社会发展形势来看，过去制定的部分档案制度内容已经表现出滞后性，无法满足当前政治体制及经济发展形势的需求，应及时进行修正。在相关法律法规当中应该增加人事档案知情权细则。一方面，要明确人事档案知情权的范围。对于人事档案当中的大部分内容及档案利用情况应该作为公开信息内容，供档案相对人查阅。对于少部分隐私性较强的档案材料则要保密，不授予本人查阅权力。若存在特殊需求如岗位信息核实、录用标准核实等，在进行他人档案信息查阅过程中，要根据相关程序及规定规范操作，以保护档

案相对人的隐私权及保密权，使之与知情权维持平衡。另一方面，要明确相关监督部门的职责。档案行政部门要对档案中心相关工作进行定期或不定期检查，及时发现问题并加以纠正。与档案中心存在业务来往的行政机关人员在档案对接时，一旦发现问题可及时向档案行政部门汇报。若发现档案管理过程中存在严重违规、违纪行为，可向纪检机关直接反映，由纪检机关调查处理。

（二）充分应用先进档案管理技术

除了要重视档案管理制度建设外，还要重视档案管理技术建设，进一步提升档案管理的效率。结合人事档案利用相关要求，加强人事档案信息系统开发，构建出一个统一化、标准化的人事档案信息管理平台。对于限制性开放的人事档案信息内容，通过信息系统赋予权限，限制用户访问，以此来实现档案信息分级别管理[3]。同时，要做好人事档案电子信息存储工作，通过更新硬件设备、计算机存储技术，保证人事档案信息的安全性，避免出现人事档案电子信息丢失、损坏等现象。另外，利用人事档案信息系统能够完整地记录人事档案查阅、调用行为，出现违规行为后，可进行事后问责，保证了制度的执行力。

（三）增强人事档案知情权保障意识

要加强公务员人事档案知情权保障，必然要增强人事档案知情权保障意识。政府及相关管理部门要加强人事档案知情权保障宣传工作，让单位、组织、个人意识到人事档案知情权的重要性。同时，要转变传统档案管理思维，树立立档为民的管理理念。在平衡档案信息开放与保密的同时，还要兼顾到个人利益与公共利益之间的关系。通过推动档案信息公开化，让公务员能够充分行使自身知情权，使其合法权益得到妥善保护。

四、结语

充分落实公务员人事档案知情权，对于促进我国档案行政管理体制改革具有重要的意义。通过完善制度建设、更新档案信息管理技术、增强人事档案知情权保障意识，能使人事档案相对人的知情权得到切实保障，以维护其合法权益。

参考文献

[1]张家英.人事档案利用的困境与突破[J].档案学研究,2012（02）:31-34.

[2]刘英,杜清玲.加强人事档案信息化管理保障人事档案知情权[J].兰台世界,2010（02）:57-58.

[3]连清平.人事档案知情权的“知悉”和“获取”[J].城建档案,2015（09）:83-84.

（作者单位：福建省莆田市秀屿区公务员局人事档案室）

2017. 2（下） 现代国企研究

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